Kebijakan Privasi

1. Tentang kebijakan ini

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT. Kawanua Virtual Teknologi ("ai360", "kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi saat Anda menggunakan:

• situs web ai360.id dan subdomainnya;
• platform ai360 untuk bisnis, termasuk dasbor klien, inbox percakapan, knowledge base, kalender kunjungan, dan laporan;
• widget chat AI yang dipasang di situs web klien kami;
• integrasi pesan, termasuk WhatsApp Business Platform, pesan langsung (DM) Instagram melalui Instagram API, dan Facebook Messenger untuk Halaman Facebook, serta aplikasi atau integrasi ai360 di platform pihak ketiga; dan
• layanan Tour 360° dan layanan terkait lainnya (bersama-sama, "Layanan").

Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan terkait di Indonesia.

2. Peran kami atas data

ai360 adalah layanan untuk bisnis. Peran kami berbeda tergantung jenis datanya:

• Data akun klien dan data situs web kami. Untuk data pemilik akun, karyawan klien, dan pengunjung ai360.id, kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.
• Data pelanggan klien. Saat seseorang mengobrol dengan bisnis yang memakai ai360 (misalnya lewat widget di situs web pengembang properti atau lewat WhatsApp bisnis tersebut), bisnis itu adalah Pengendali Data Pribadi, dan ai360 bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data atas nama dan sesuai instruksi bisnis tersebut.

Jika Anda adalah pelanggan dari salah satu klien kami, silakan hubungi bisnis tersebut terlebih dahulu untuk pertanyaan atau permintaan terkait data Anda. Kami akan membantu bisnis tersebut memenuhi permintaan Anda, dan Anda juga dapat menghubungi kami langsung.

3. Data yang kami kumpulkan

a. Data akun dan bisnis

• Nama, alamat email, peran (Owner atau Karyawan), dan kata sandi yang disimpan dalam bentuk hash.
• Data verifikasi keamanan, seperti faktor autentikasi tambahan.
• Informasi bisnis, seperti nama usaha, zona waktu, paket langganan, saldo dan riwayat pemakaian kredit.
• Konten yang klien unggah ke knowledge base, misalnya informasi properti, harga, FAQ, foto, denah, dan brosur.

b. Data percakapan dan kontak

• Isi pesan, lampiran, serta waktu kirim dan status pengiriman pesan antara pelanggan dan bisnis, termasuk balasan dari AI dan dari staf.
• Data yang pelanggan berikan secara sukarela di percakapan atau formulir, seperti nama, nomor WhatsApp, dan jadwal kunjungan.
• Untuk WhatsApp: nomor telepon pengirim, nama profil WhatsApp, serta ID pesan dan status pengiriman yang diberikan oleh Meta.
• Untuk Instagram: ID pengguna Instagram yang diberikan Meta khusus untuk aplikasi kami, username, nama profil, dan foto profil (jika tersedia), isi pesan langsung (DM) beserta lampirannya, serta ID dan waktu pesan. Dari akun Instagram bisnis yang dihubungkan klien, kami menyimpan ID akun, username, dan token akses dalam bentuk terenkripsi.
• Untuk Facebook Messenger: ID pengguna yang diberikan Meta khusus untuk Halaman (Page-scoped ID), nama dan foto profil publik (jika tersedia), isi pesan beserta lampirannya, serta ID dan waktu pesan. Dari Halaman Facebook yang dihubungkan klien, kami menyimpan ID dan nama Halaman serta token akses Halaman dalam bentuk terenkripsi.

c. Data teknis

• Alamat IP, jenis browser dan perangkat, halaman tempat widget dipasang, dan waktu akses.
• Log keamanan dan audit, misalnya riwayat login dan perubahan pengaturan, untuk mencegah penyalahgunaan dan menyelidiki insiden.

Kami tidak meminta data pribadi spesifik (misalnya data kesehatan, biometrik, atau keuangan pribadi). Klien dan pelanggan diminta tidak mengirimkan data semacam itu melalui chat.

4. Cara kami menggunakan data

• Menyediakan Layanan: menampilkan percakapan di inbox, mengirim dan menerima pesan, menyimpan kontak, dan mencatat jadwal kunjungan.
• Menghasilkan balasan otomatis berbasis AI dari knowledge base yang disetujui klien.
• Mengelola akun, autentikasi, langganan, kredit, dan penagihan.
• Menjaga keamanan, mencegah spam, penipuan, dan penyalahgunaan, serta memenuhi kewajiban hukum.
• Memberi dukungan teknis dan menyampaikan informasi penting tentang Layanan.
• Meningkatkan kualitas Layanan melalui statistik pemakaian yang bersifat agregat.

Dasar pemrosesan kami meliputi pelaksanaan perjanjian dengan klien, persetujuan, kewajiban hukum, dan kepentingan yang sah sebagaimana diatur dalam UU PDP. Kami tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakannya untuk iklan pihak ketiga.

5. Pemrosesan oleh AI

Untuk membuat balasan otomatis, pesan pelanggan dan bagian knowledge base yang relevan dikirim ke penyedia model AI yang dipilih untuk akun klien melalui antarmuka pemrograman (API): saat ini model DeepSeek yang dijalankan oleh Hive (thehive.ai), serta Google (Gemini) atau OpenAI bila dipilih untuk akun klien. Yang dikirim hanya isi percakapan yang sedang dijawab, riwayat singkatnya, dan bagian knowledge base yang relevan; kami tidak mengirim kata sandi, token platform, atau data akun lain. Kunci akses ke penyedia tersebut disimpan di server kami dan tidak pernah dikirim ke browser.

• AI hanya menggunakan konten knowledge base yang sudah ditandai aman untuk pelanggan oleh klien.
• Kami tidak memakai isi percakapan klien untuk melatih model AI milik kami sendiri.
• Penyedia AI memproses data sesuai ketentuan dan kebijakan privasi mereka masing-masing untuk layanan API dan bertindak sebagai sub-prosesor kami.
• Balasan AI dapat keliru. Staf klien dapat mengambil alih percakapan kapan saja, dan informasi penting seperti harga, ketersediaan unit, atau perjanjian perlu dikonfirmasi oleh bisnis.

6. WhatsApp, Instagram, Facebook, dan platform pihak ketiga

Jika klien menghubungkan nomor WhatsApp Business ke ai360, pesan dikirim dan diterima melalui WhatsApp Business Platform milik Meta. Saat Anda mengirim pesan ke nomor bisnis tersebut, Meta meneruskan pesan, nomor telepon, dan nama profil Anda kepada kami agar bisnis dapat membalas. Penggunaan WhatsApp juga tunduk pada Kebijakan Privasi WhatsApp.

Jika klien menghubungkan akun Instagram profesional (Bisnis atau Kreator) ke ai360, pesan langsung (DM) dikirim dan diterima melalui Instagram API milik Meta. Saat Anda mengirim DM ke akun bisnis tersebut, Meta meneruskan pesan, lampiran, serta ID pengguna Instagram Anda kepada kami agar bisnis (melalui staf atau AI) dapat membalas di inbox ai360. Kami juga mengambil nama, username, dan foto profil Anda dari Meta agar staf bisnis mengenali siapa yang mengirim pesan; salinan kecil foto profil disimpan di server kami, diperbarui paling lama setiap 7 hari, hanya terlihat oleh staf bisnis tersebut, dan dihapus bersama data kontak Anda. Kami hanya memakai data ini untuk membalas dan mengelola percakapan tersebut; kami tidak memakainya untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak mengakses unggahan, pengikut, atau data akun Instagram Anda yang lain. Penggunaan Instagram juga tunduk pada Kebijakan Privasi Instagram.

Jika klien menghubungkan Halaman Facebook ke ai360, pesan Messenger dikirim dan diterima melalui Messenger Platform milik Meta. Saat Anda mengirim pesan ke Halaman tersebut, Meta meneruskan pesan, lampiran, dan ID pengguna khusus Halaman kepada kami agar bisnis (melalui staf atau AI) dapat membalas di inbox ai360. Kami juga mengambil nama dan foto profil publik Anda dari Meta agar staf bisnis mengenali siapa yang mengirim pesan; salinan kecil foto profil disimpan di server kami, diperbarui paling lama setiap 7 hari, hanya terlihat oleh staf bisnis tersebut, dan dihapus bersama data kontak Anda. Kami hanya memakai data ini untuk membalas dan mengelola percakapan tersebut; kami tidak memakainya untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak mengakses kiriman, teman, atau data akun Facebook Anda yang lain. Penggunaan Facebook juga tunduk pada Kebijakan Privasi Meta.

Jika ai360 terhubung dengan platform lain (misalnya Meta, TikTok, atau Google), kami hanya mengakses data yang Anda atau klien izinkan secara eksplisit, hanya untuk menjalankan fitur yang diminta, dan tidak menjual atau membagikannya untuk tujuan lain. Anda dapat mencabut izin tersebut melalui pengaturan platform terkait atau dengan menghubungi kami.

Bisnis hanya boleh mengirim pesan WhatsApp kepada orang yang telah memberikan izin, sesuai kebijakan WhatsApp Business. Anda dapat berhenti menerima pesan dengan membalas "STOP" atau meminta bisnis tersebut berhenti menghubungi Anda.

7. Pihak yang menerima data

Kami hanya membagikan data sejauh diperlukan untuk menjalankan Layanan, kepada:

• Klien (bisnis) yang Anda hubungi, beserta staf yang diberi akses oleh klien tersebut;
• Penyedia AI (Hive untuk model DeepSeek, Google, atau OpenAI) sebagaimana dijelaskan pada bagian 5;
• Meta Platforms untuk pengiriman pesan WhatsApp, Instagram, dan Facebook Messenger;
• Penyedia infrastruktur, seperti layanan jaringan dan keamanan (misalnya Cloudflare), hosting, dan pengiriman email;
• Otoritas yang berwenang, jika diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan, atau untuk melindungi hak, keamanan, dan keselamatan pengguna maupun pihak lain.

Jika terjadi penggabungan, akuisisi, atau pengalihan usaha, data dapat dialihkan dengan tetap tunduk pada perlindungan yang setara dengan kebijakan ini, dan kami akan memberitahukannya kepada Anda.

8. Transfer ke luar Indonesia

Sebagian penyedia layanan kami memproses data di luar Indonesia, terutama di Amerika Serikat: Hive (penyedia model DeepSeek, pusat data di Amerika Serikat), Google, OpenAI, Meta, dan Cloudflare. Kami hanya melakukan transfer tersebut sejauh diperlukan untuk Layanan, memilih penyedia dengan standar perlindungan data yang memadai, dan menerapkan langkah pelindungan sesuai UU PDP.

9. Penyimpanan data

• Data akun dan percakapan disimpan selama klien menggunakan Layanan, atau selama dibutuhkan untuk tujuan yang dijelaskan dalam kebijakan ini.
• Setelah langganan berakhir atau atas permintaan penghapusan yang sah, data dihapus atau dianonimkan. Pengecualiannya adalah data yang wajib kami simpan menurut hukum, misalnya catatan transaksi dan penagihan.
• Salinan cadangan disimpan untuk jangka waktu terbatas demi pemulihan bencana, lalu dihapus secara berkala. Data yang sudah dihapus tidak dipulihkan kembali ke layanan aktif.
• Token akses WhatsApp, Instagram, dan Facebook disimpan terenkripsi dan dihapus dari server saat koneksi kanal diputuskan. Data yang kami terima dari platform Meta tidak dipakai untuk iklan, pembuatan profil, atau dijual, dan tidak disimpan lebih lama dari yang dibutuhkan untuk menjalankan percakapan bisnis klien.

10. Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data, antara lain:

• koneksi terenkripsi (HTTPS);
• enkripsi untuk kredensial dan token integrasi;
• kata sandi dalam bentuk hash;
• pemisahan data antar-klien di server;
• pembatasan akses berdasarkan peran;
• verifikasi tambahan untuk akses internal; dan
• log audit.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu pihak yang terdampak dan otoritas terkait sesuai ketentuan UU PDP.

11. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• memperoleh informasi tentang pemrosesan data Anda;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta penghapusan atau pemusnahan data;
• menarik kembali persetujuan;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan otomatis yang berdampak signifikan; dan
• membatasi atau menunda pemrosesan sesuai ketentuan hukum.

Untuk menggunakan hak tersebut, hubungi kami di aitrisixty@gmail.com. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan dan akan menanggapinya dalam jangka waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan.

12. Permintaan penghapusan data

Untuk meminta penghapusan data, termasuk data yang kami terima melalui WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Meta, TikTok, Google, atau widget chat:

1. Kirim email ke aitrisixty@gmail.com dengan subjek "Permintaan Penghapusan Data".
2. Cantumkan nama Anda, nama bisnis yang Anda hubungi (jika ada), dan identitas yang terkait dengan data Anda, misalnya nomor WhatsApp, username Instagram, nama akun Facebook, atau alamat email.
3. Kami akan memverifikasi permintaan, menghapus data percakapan dan kontak terkait dari sistem aktif, lalu mengirim konfirmasi kepada Anda.

Pemilik akun klien juga dapat meminta penutupan akun dan penghapusan seluruh data bisnisnya melalui alamat email yang sama.

Pemilik akun Instagram yang terhubung juga dapat mencabut akses ai360 kapan saja melalui aplikasi Instagram: Pengaturan dan privasi › Izin situs web › Aplikasi dan situs web, lalu pilih ai360 dan Hapus. Setelah akses dicabut, kami tidak lagi menerima pesan dari akun tersebut; data percakapan yang sudah tersimpan dihapus atas permintaan sesuai langkah di atas.

Admin Halaman Facebook yang terhubung dapat mencabut akses ai360 melalui Facebook: Pengaturan dan privasi › Pengaturan › Integrasi Bisnis (Business Integrations), lalu hapus ai360. Data percakapan yang sudah tersimpan dihapus atas permintaan sesuai langkah di atas.

13. Cookie dan penyimpanan browser

Kami menggunakan cookie yang diperlukan untuk login, keamanan (misalnya perlindungan CSRF), dan menjaga sesi. Widget chat dapat menyimpan pengenal sesi di browser agar percakapan Anda tetap tersambung. Kami tidak menggunakan cookie iklan atau pelacakan lintas situs.

Situs ai360.id memuat huruf dari Google Fonts, sehingga alamat IP Anda dapat diterima oleh Google saat halaman dibuka.

14. Anak-anak

Layanan ditujukan untuk bisnis dan pengguna dewasa, dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak. Jika Anda mengetahui ada data anak yang kami proses tanpa persetujuan orang tua atau wali, hubungi kami agar data tersebut dapat dihapus.

15. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal pembaruan di bagian atas. Untuk perubahan yang material, kami akan memberi tahu klien melalui email atau pemberitahuan di Layanan sebelum perubahan berlaku.

16. Hubungi kami

PT. Kawanua Virtual Teknologi (ai360)
Email: aitrisixty@gmail.com
Situs: https://ai360.id

Lihat juga Syarat dan Ketentuan Layanan.